Le choix du lieu d’un séminaire occupe une grande place pour le bon déroulement de celui-ci. En effet, pour que votre séminaire soit réussi, la salle dans laquelle elle se déroulera doit non seulement être adaptée, bien située pour être accessible aux participants, mais aussi bien équipée. Pour vous aider à vous organiser, découvrez ici toutes les cartes en mains nécessaires à avoir pour louer une salle de séminaire à Brabant Wallon.
Trouver la salle adaptée à vos besoins
La première chose à vérifier pour louer une salle pour un séminaire dans le Brabant Wallon est bien sûr sa capacité. En effet, il faut choisir une salle qui sera en mesure d’accueillir tous les participants au séminaire. S’il s’agit d’une grande réunion d’entreprise avec tout le personnel, il vous faudra une salle bien spacieuse. Par contre, s’il s’agit d’un séminaire avec un nombre de participants restreint, une petite salle peut être idéale.
Choisir une salle avec une bonne situation géographique
Pour faciliter l’accès du lieu de séminaire à vos collaborateurs, il est important de choisir la situation géographique sur Brabant Wallon. Surtout si vos participants proviennent de lieux différents, pensez à choisir un lieu à la fois accessible et facile à retrouver même si on n’est pas habitué à la ville de Nivelles. Ainsi, vérifiez avec le prestataire si la salle est proche des grands axes et qu’elle dispose d’un parking pour accueillir les véhicules des participants.
Assurer le matériel audiovisuel
Le matériel pour assurer le déroulement de la salle doit également être pris en compte lors de la location. Le plus souvent, le prestataire de la salle de séminaire dispose de matériel nécessaire. Ainsi, lors de la signature du contrat, il propose un partenariat audiovisuel avec un professionnel de son et image qui mettra à votre disposition un matériel fonctionnel pour le séminaire. Assurez-vous donc que tout le matériel tel que le micro, vidéoprojecteur, ampli et autre soient inclus dans le partenariat.
Prévoir un repas à proposer aux participants
Pour garder vos participants bien concentrés et motivés, le repas et la collation sont des éléments importants à ne pas négliger. Vous pouvez prévoir un petit-déjeuner si votre séminaire a lieu en matinée. En effet, rien de mieux qu’un bon café pour être d’attaque à un séminaire d’entreprise. Pour les séminaires d’une journée, un repas convivial entre collaborateurs est plus qu’efficace pour assurer la continuité des échanges et des rencontres. Vous pouvez faire appel à un traiteur sur Brabant Wallon pour vous conseiller sur les formules de repas adaptées à un séminaire.
Choisir une salle pouvant recevoir toute l’année
Pour que vos participants puissent assurer les échanges et les rencontres au cours du séminaire, il est important de veiller à leur bien-être et à leur aise. Ainsi, il faut que la salle que vous allez soit parfaitement adaptée au climat à Brabant Wallon. Une salle pouvant accueillir toute l’année est donc plus recommandée. Pour cela, la présence de climatisation en été, mais aussi du chauffage en hiver est primordiale.